Pemkab Sleman Terapkan Efisiensi Kearsipan

Wakil Bupati Sleman Danang Maharsa menyaksikan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip di Aula Lantai 3 Setda, Jumat (25/11/2022) / dok

SLEMAN, SMJogja.com – Pemerintah Kabupaten Sleman terus mendorong efisiensi penyelenggaran kearsipan. Salah satunya melalui pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.

Pada 2022 ini ditargetkan ada sekitar 104 ribu berkas yang akan dimusnahkan. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman Sri Wantini menjelaskan, pemusnahan arsip tahun ini dilakukan sebanyak dua kali.

Periode pertama menyasar 24.352 berkas atau 371 boks arsip retensi dibawah 10 tahun yang berasal dari 10 perangkat daerah. Dilanjutkan periode kedua sejumlah 80.192 berkas atau 2.610 boks milik 25 perangkat daerah. 

Sementara itu, untuk kategori arsip retensi sekurang-kurangnya 10 tahun akan dimusnahkan sebanyak 33.279 berkas atau 727 boks dan 256 bundel yang berasal dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dan PT BPR Bank Sleman. 

Read More

“Sehingga untuk periode kedua ini jumlah arsip yang dimusnahkan sebanyak 113.471 berkas atau 3.337 boks, dan 256 bundel,” kata Wantini saat penandatanganan berita acara pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis tahun 2022 di Aula Lantai 3 Setda, Jumat (25/11).

Sebagai rekaman kegiatan, arsip sendiri berfungsi dalam pengambilan kebijakan, bukti akuntabilitas kinerja, memori, serta bahan pertanggungjawaban. Oleh sebab itu, arsip harus dikelola agar dapat memberi manfaat bagi masyarakat. Namun demikian, tidak semua arsip harus selalu disimpan.

Terdapat beberapa persyaratan arsip yang bisa dimusnahkan sesuai prosedur yang berlaku. Diantaranya sudah tidak memiliki nilai guna, habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip. Selain itu, arsip tersebut tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara dan tidak ada peraturan perundangan yang melarangnya.

“Tujuan pemusnahan arsip untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam penyelenggaraan kearsipan, serta menyelamatkan bukti kegiatan instansi dari pihak yang tidak berhak mengetahuinya,” terangnya.

Acara penandatangan itu dihadiri oleh Wakil Bupati Sleman Danang Maharsa. Dalam arahannya, Danang mengatakan Pemkab akan terus mendorong  efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan. Efisiensi yang dimaksud adalah memilah antara arsip yang masih mempunyai nilai guna ataupun yang mengandung nilai informasi, dan arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi. 

“Memusnahkan arsip pada hakekatnya memusnahkan dokumen dan barang bukti. Maka itu harus dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan dan prosedur serta peraturan yang telah ditetapkan, agar hasil pelaksanaan pemusnahan dapat dipertanggungjawabkan,” tandasnya.

Pada kesempatan itu dilakukan penyerahan simbolis blok arsip yang akan dimusnahkan kepada UD Samak Jaya Karton. Tahun ini, Lembaga Kearsipan Daerah juga menerima penyerahan arsip statis yang berasal dari 7 perangkat daerah.

Related posts

Leave a Reply